Belli amaçların gerçekleştirilmesi için örgütlenmiş sistemlerin en önemli öğesi, sistemi işler duruma getirecek olan insandır. Bu yüzden, insanın yapacağı görevlerin; kullanacağı yetkilerin; görevlerin yerine getirilmemesi ya da yetkilerin iyi kullanılmaması durumunda doğabilecek zararlara ilişkin sorumlulukların; rapor ve hesap verilmesi gereken üst makamların; açık-seçik belirlenmesi yönetimin önde gelen koşullarındandır. Bu nedenle, belirli bir görevin kapsadığı işler, görevi yerine getirecek olan elemanın yetkileri, sorumluluklarının boyutları, mesleki ve özel nitelikleri Görev Tanımı adı altında toplanır.
Verdikleri hizmetlerin özelliğine ve hizmetleri verenlerin çeşitli mesleklerden oluşuna bağlı olarak çok karmaşık bir örgüt yapısına sahip olan hastanelerde; Görev, Yetki ve Sorumlulukların belirsizliği geriye dönüşü olmayan hatalara ve personel arası sürtüşmelere yol açabileceğinden görev tanımı bu kurumlar için daha büyük önem taşımaktadır.
Görev tanımının amaçlarına hizmet edebilmesi için, görevin yerine getirildiği en uç noktada yapılması zorunludur. Hastanelerde en uç nokta, hastanın bakım ve tedavi gördüğü servislerdir. Bu noktada görevler yerine getirilirken; gözlem, personele anket uygulama, onlarla görüşme, görevle ilgili tüm kayıtları inceleme, gibi yöntemlerle gerekli bilgiler toplanır. Böylece; yapılan işler, işlerin yapılmasında kullanılan araç-gereçler, performans standartları, görevlilerin iş yükü ve iş riski, denetim ilişkileri, rapor alış verişi, görevlerin yapılmasında kullanılan yetkiler ve yüklenilen sorumluluklarla ilgili konulara açıklık getirilir.
Bilgilerin Görev Tanımı formatında yazılı duruma getirildiği aşamada, doğruluk, günün gereksinim ve koşullarına uygunluk ve gerçekçilik son derecede önemli temel niteliklerdir. Ancak, tanımlara dinamizm kazandırılması; bunların görev sahiplerine açıklanması, benimsetilmesi, denetimlerin bu doğrultuda yapılması ve çeşitli mesleklerin temsilcileri olan sağlık ekibi üyelerinin birbirlerinin Görev Yetki ve Sorumlulukları hakkında bilgilendirilmesi koşuluna bağlıdır.
Yönetimde son derecede önemli bir yere sahip olan görev tanımlarının ayni zamanda; personelin örgün ve sürekli eğitimini yönlendirme, personeli seçme, işe yerleştirme ve alıştırma, denetleme ve değerlendirmede kriter oluşturma gibi diğer işlevleri de vardır. Ayrıca görev, yetki ve sorumluluklar tüm ekip üyelerince bilindiğinden, bunların yanlış ellere geçmesini ve üyeler arası gereksiz beklentilerden kaynaklanabilecek sürtüşmeleri önleyici bir rolü de bulunmaktadır.