Hastaneler, bünyelerinde barındırdıkları araç-gereç ve malzemelerin özellikleri ve bunların yanlış kullanılmasına bağlı olarak, daima kaza olasılığıyla karşı karşıyadırlar. Bu yüzden kazaları önleyici önlemleri almak ve kaza anında yapılacakları önceden belirlemek zorundadırlar. Bu kurumlar, zaman zaman da yakın çevrelerinde meydana gelen doğal afetler, yangınlar, bina çökmeleri, iş ve trafik kazaları, gruplar arası çatışmalar, savaşlar ve zehirlenme gibi olaylardan etkilenen kitleleri tedavi etmekle yükümlüdürler. Bu yükümlülükleri bağlamında, her bir hastane, olay anında hemen devreye sokabileceği bir plan hazırlamakla sorumludur.
Kazalarda ölümlerin, kalıcı sakatlıkların ve ciddi enfeksiyonların çoğunlukla, zamanında, uygun ve doğru girişimlerde bulunulmamasından kaynaklandığı herkes tarafından bilinen bir gerçektir. Bu gibi istenmeyen sonuçların bir kısmına, ani baskı karşısında panik ve telaşa kapılan personelin yol açabileceği de gözardı edilmemelidir. Ayrıca, kazazedelerin bakım ve tedavisine yoğunlaşmasıyla, hastanenin günlük rutin işleri aksayacağından, yatan hastaların ihmal edilebileceği olasılığı da unutulmamalıdır. Üşte tüm bu anılan nedenler, her hastanenin olay anında hemen devreye sokabileceği bir planının olmasını gerekli kılar. Hastanenin bulunduğu şehrin deprem ya da endüstri bölgesinde oluşu, ana yollara ve hava alanına yakınlığı, binalarının özellikleri olası kazaların türü ve boyutları hakkında fikir vereceğinden, planın hazırlığında, söz konusu değişkenler de dikkate alınmalıdır. Hiçbir tereddüte ve karışıklığa yer vermeyecek biçimde ve ayrıntıda hazırlanan plan;
* Kazazedelerin zaman kaybetmeden hastaneye ulaştırılmasında hastane çevresinde trafiğe verilecek yeni düzen;
* Yatan hastaları korkutmadan, personeli, kazanın türü ve kazazedelerin hastaneye yakınlık evreleri hakkında adım adım bilgilendirmede kullanılacak olan anons kodları ve bunların anlamları;
* Kazazedelerin giriş kapısı ve kullanılacak olan asansörler;
* Personel gereksinimleri ve görev, yetki ve sorumlulukların dağılımı;
* Kazazedeler için hangi servislerin boşaltılabileceği ve hangi servislerden eleman çekilebileceği;
* Daha önceden sadece kazalarda kullanılmak üzere hazır edilmiş araç- gereç ve malzemelerin yeri ve rutin bakımlarına ilişkin prosedürler;
* Kazazedelerin ve cenazelerin hastaneye kabulünde ve ailelerine tesliminde kimlik tespiti ile ilgili olarak üzerinde durulması gereken noktalar;
* Kazazede yakınlarının hangi odalara alınacağı ve kendilerini yakınları hakkında kimlerin bilgilendireceği;
* Basın mensuplarının hangi odaya alınacağı ve kendilerini kimlerin yönlendireceği; gibi konuları içermelidir.
Ancak bu çalışmalar ne kadar yeterli ve kapsamlı olursa olsun, bu konularda tüm personel bilgilendirilmezse kazaların üstesinden gelinmesi olası değildir. Bu yüzden, yapılan çalışmalar, prosedürler ve uyulacak kurallar bir dosyada toplanır. Dosya hastanenin her ünitesine dağıtılarak, ünitede her çalışanın kolayca ulaşabileceği bir yere yerleştirilir. Dosya içeriği, çalışmaya başlayanlara, oryantasyon programı kapsamında ve kendi sorumluluklarının altı çizilerek aktarılır. Ayrıca kendilerine kazaların insan üzerindeki psikolojik etkileri ve organizmanın tepkileriyle ilgili bilgiler de verilir. Daha sonra bu bilgiler, haberli ya da habersiz yapılan rutin uygulamalarla sürekli tazelenir. Aynı zamanda, uygulamalardan edinilen deneyimlerle dosya içeriği geliştirilir ve bilgiler güncelleştirilir.
Anılanlar, kazazedeler, yatan hastalar ve çalışanlar yönünden hayati önem taşıdığından, bu hazırlıkların yapılması, kalite çalışmaları ve İSO belgesi edinilmesinde vazgeçilmez koşul olarak ele alınmalıdır.