Değerli dostlar, yaz başında Kurumsal Zeka ile başladığımız Kurum Kültürü derlemelerimize, bu ay Kurumsal Hafıza kavramı ile devam ediyoruz. Kurumsal hafıza, “Gerçeklerin, kavramların, deneyimlerin ve becerilerin bir grup kişi tarafından gerçekleştirilmesi ve tutulmasıdır.” diye tarif ediliyor. Organizasyonların geçmişlerine ait tüm bilgi, belge ve süreçleri, kurumsal gelecek planlarını oluştururken başvurdukları en önemli kaynaktır. Bu kaynakların tümü ilgili organizasyonların kurumsal hafızasını oluşturmaktadır. Bu kaynaklar hem fiziki hem de güncel ifade şekliyle elektronik ortamda yürütülen sayısal belgelerin bütününü oluşturmaktadır.
Bireye hafızanın geçişi sağlanırken, grup içindeki kişiler arasında sürekli bilgi aktarımına ihtiyaç vardır. Kurumsal hafızayı, şirketler, profesyonel gruplar, devlet birimleri, dini gruplar, akademik çalışma ve birlikteliklerde, tüm kültürlerin uzantılarında rahatlıkla görebiliriz. Bir grubun ideolojisinin ya da çalışma şeklinin korunmasında kurumsal hafıza son derece önemlidir. Bu hafızanın gerekliliği, rekabet unsurlarının ve sirkülasyonların çok yoğun olduğu iş hayatımızda, bilginin gelecekte daha değerli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için farklı teknolojiler ile geri çağırılabilir şekilde depolanmasına yönelmiş, bunun için kuruluşlar içinde farklı sistemler oluşturulmuştur. Hafızaya olan ihtiyaç, insanlarda olduğu gibi kurumlar için de geçerlidir. Kurumun sahip olduğu; süreçler, prosedürler, gelenekler ve dahi değerlerin büyük önemi vardır. Bunların hepsi stratejiye dönüştürülerek, geçmişe takılıp kalmadan ileriye yönelik olarak başarının elde edilmesi için kullanılmalıdır. Kurumsal hafızanın oluşturulmasında, farklı kurumlar, bilgiyi elde etmek için çok paralar harcayarak altyapılarını hazırlamış ve sistemler kurmuşlardır. Ancak, sistemlerde biriktirilen verilerin organize edilmemesinden dolayı bir kirlilikle de karşılaşılabilinmektedir. Bu kirliliğin iki ana nedeni bulunmaktadır: Birincisi, bilgi ve verinin farklılık yaratmadan toplanması; ikincisi, ne bulunursa ayrıştırılmadan tek bir depolama noktasına kayıt edilmesidir.
Sürekliliğin sağlanması için süreçlerin tanımlanması ve uygulanması, kuşaklar ve bireyler arasında geçişin sağlanması kurumun hafızasının etkinliğini ve devamlılığını sağlayacak ve rekabet açısından önemli adımlar atılmasında yardımcı olacaktır.
Kurum içi ve dışında bilgi zenginliğinin var olduğu zannedilse de, bunun düzgün organize edilmemiş ve kalitesinin düşük olmasının, yarardan daha fazla zarar getireceği de unutulmamalıdır. Veri madenciliğinin, yapay zekâ ve farklı algoritmalarla kullanılan yazılımların, işe ve amaca uygun şekilde tanımlanmaları ve süreçler içinde yer almaları, verinin kaliteli bilgiye dönüşümünü sağlayacaktır. Kurumsal hafızanın sürekliliği, organizasyonların kişilerden bağımsız, fakat yine de kişilerin kurum yapısına sahip çıkmalarıyla doğru orantılıdır. Bu nedenle insan yine ve her zaman kurum için en önemli değişmez faktördür. Ne yazık ki, özellikle devlet kurumlarımız hafıza yoksunu oluyorlar. Çünkü yapılanlar kişiye bağımlı kalmakta ve öncekilerle ilgili hiçbir bilgi bir sonraya aktarılamamaktadır. Bilginin artık güç sayıldığı günümüz dünyasında bu, bizim kurumlarımızın bir ayıbı olarak ortaya çıkmaktadır. Kurumsal hafızanın olmadığı hiçbir organizasyonda kurum kültüründen söz etmek mümkün değildir. Kurum kültürünün oluşmadığı organizasyonlar ise sürekli bocalamaya, dolayısıyla vizyonsuz ve misyonsuz kalmaya mahkûmdurlar. Eflatun’un şu sözünü bir kez daha hatırlayarak yazımıza son verelim: “Başlıca üç çeşit insan vardır; bilgi sever, ün sever ve para sever.” Esen kalınız.