Planlama Kültürü
Günlük faaliyetler ve özellikle kapsamlı projelerin iyi planlanarak yürütülmesi halinde amaçlanan hedeflere ulaşma ve başarılı olma ihtimali artmaktadır. “İki ölç Bir biç” veya “Yüz ölç bir biç” olarak ifade edilen atasözü icradan önce çok sayıda araştırma, analiz ve planlama yapmanın gerekliliğini ifade eder. Her türlü göreve önceden detaylı inceleme ve planlama yapılarak başlanırsa istenilen sonuç alınabilmektedir. Buna zıt gibi görünen başka bir söz ise, “Kervan yolda düzülür” şeklindedir. Bazı acil durumlarda yetersiz planlama ile işe başlanıp, devamında eksikler tamamlanarak sürdürülmesi mümkündür. Sonuçta, hedeflenen amaca ulaşılması öngörülsede başarı için planlama esas olmalıdır. Planlamayı kültür haline getiren milletlerin her yönüyle öne çıktıkları görülmüştür. Bu makalede, bazı özel uygulamalar yerine, sistem olarak planlamanın gerekliliği ve eksikliği halinde olası riskler tartışılmıştır.
Planlama ve kazanımları
Planlama, kısaca yapılacak işlerin zaman ve kaynak ihtiyaçlarıyla, elde edilecek çıktıları önceden belirleme çalışmalarıdır. Bu bağlamda planlama, çoğunlukla kurumsal organizasyonlarda üst düzey yöneticilerin yapması gereken bir iştir. Ancak, bireyler de kendilerine ait her türlü faaliyetin planlamasını yaparak başlamaları halinde daha başrılı sonuç alabilirler. Planlamayla başlanılan işten istenilen sonucu elde edebilmek için çok yönlü düşünerek tüm olasılıkları değerlendirmek gerekli olacaktır. Planlamadan beklenen başlıca kazanımlar sonraki maddelerde özetlenmiştir.
Planlama;
• Hedeflerin tespiti ve önceliklerini belirlemeyi sağlar, görevleri belirler.
• Yenilikçi fikirleri teşvik ederek gelişmeyi tetikler ve hızlandırır.
• Hızlı ve doğru karar almaya yardımcı olur.
• Geleceğe yönelik olumsuz risk olasılığını azaltır.
• Çakışan ve israfçı faaliyetleri azaltıp maliyetleri düşürmeyi sağlar.
Günümüzde, zamanı ve kaynakları en verimli şekilde kullanarak işleri en az maliyetle gerçekleştirmek bir zorunluluk haline gelmiştir. Bunun yanında, planlama faaliyetlerinin zorlukları ve dezavantajları bulunmaktadır. Söz konusu zorluklar nedeniyle bazı ekipler yeterli planlama olmadan kısmi doğaçlama ile işleri yürütmeyi seçebilirler. Çözüm olarak, bizde çok ifade edilen şekliyle, “Oraya gelince düşünürüz” olarak ifade ederler. Yaygın planlama zorlukları arasında; netlik veya hedef belirleme , bağlılık, motivasyon eksikliği, esneklik veya uyum sağlama yeteneği yer alır. Bu sorunların üstesinden gelmek için planlama fikrini ve becerilerini geliştirmeye yardımcı olabilecek stratejiler ve teknikler uygulanmalıdır.
Planlamanın bazı sınırlamaları aşağıda verilmiştir.
• Katı ilkeler nedeniyle sertliklere yol açabilir
• Çoğunlukla ekip çalışmasını gerektirdiği için her zaman ekip kurulamayabilir
• Dinamik ortamda çalışmayabilir
• Üst yönetime ilave iş yükü getirir.
• Alt seviyedeki personelde yaratıcılığı azaltır
• Büyük maliyet gerektirebilir
• Zaman gerektiren bir süreçtir
• Yüzde yüz başarıyı garanti etmez
Etkili Planlama adımları
Planlamanın olumsuz yanları ve sınırlamalarını öne çıkarıp plansızlık savunulabilir mi? Elbette her başarılı projenin zorluğu ve ilave maliyeti olacaktır. Olası riskleri göze alıp etkili planlamadan vaz geçilmemesi gerekir. Yapılan planlamanın etkili olabilmesi için bazı temel prensipleri ve uygulamaları izleyip yerine getirmek gerekir. Önerilen temel prensipler aşağıda özetlenmiştir.
- Planlamadan önce risk analizi ve değerlendirmesi yapılmalıdır.
- Amaca uygun hedefler belirlenmelidir: kesin, ölçülebilir, ulaşılabilir, alakalı ve zamana bağlı uygun hedefler başarılı sonuca odaklanmaya yardımcı olur.
- Belirlenen hedefleri daha küçük küçük ve yönetilebilir alt işlere görevlere ayırıp sorumluları belirlemek gerekir.
- Belirlenen görevler için bir program ve bütçe oluşturulmalıdır. Böylece zaman ve kaynak planı sağlanarak, her türlü kaynağın en az maliyetle kullanılmasını sağlar.
- Planını düzenli olarak gözden geçirmek ve güncellemek gerekir. Bu adım, uygulamadaki sonuçları değerlendirip, gerekirse planı güncellemeye yardımcı olacaktır.
Planlama kültürü oluşturma
Planlamayı sadece işler ve projeler için bir gereklilik olarak değil, aynı zamanda toplumsal kültür haline getirmek önemlidir. Ancak bu durumda kalıcılık ve devamlılık sağlanarak genellikle birbirine bağlı olan faaliyetlerde istenen verimlilik sağlanabilecektir. Planlama kültürü oluşturmak yalnızca bir planı takip etmek olmamalı, aynı zamanda bir planlama düşüncesi ve alışkanlığı(ilkeler) geliştirilmelidir. Bu ilkeler içselleştirilerek toplumsal kültürün parçası haline getirilmelidir. Böyle bir kültür oluşturabilmek için öneriler aşağıda verilmiştir.
• Bireysel planlamadan kurumsal yapıya geçiş sağlanmalıdır.
• Ekibin güçlendirilmesi ve tamamının sürece dahil edilmesi sağlanmalı, tek karar vericiden kaçınılmalıdır.
• Plan hedeflerine ulaşmak ve süreci iyileştirmek için iletişim etkili şekilde kullanılmalıdır
• Planın arkasındaki hedeflerin ve kazanımların ilişkilerinin açıklanması yapılmalıdır
• Ekipten geri bildirim istenmesi ve bunun otomatik hale gelmesi sağlanmalıdır
• Ekibin görüşlerinin alınması ve endişeler giderilmelidir
• Planı uygulamak için gerekli kaynaklar sağlanıp, yol göstericilik yapılmalıdır
• Daha iyi performans gösterilmesi için planlama davranışını modelleyip güçlendirme yapılmalıdır
• En iyi planlama uygulamalarını ve davranışları gösterilerek ödüllendirilmelidir
Sonuç ve öneriler
Planlama konusunda yukarıda açıklanan hususlar ışığında Türkiye’de yaşanan olumsuzluklar daha net değerlendirilebilir. Örnek verilecek olursa, bazı şehir imar planları ileriye yönelik olmaması ve ihtiyaçları karşılamaması nedeniyle çok sık olarak değiştirilmektedir. Buna bağlı olarak ulaşım ve yol planlarının yetersizliği. Eğitim-öğretim planı ve yapısının sürekli değiştirilmesi. Planlama eksikliği konusunda daha çok örnek verilebilir. Kurumsal organizasyonlarda planlama kültürü yeterince gelişmediği için kalite yetersizliği hissedilmektedir. Planlama kültürünün gelişmesi ve aksayan hususların iyileştirilmesi için öneriler aşağıda özetlenmiştir.
• Planlama alışkanlığı bireysel olarak ilk ve orta öğretimde kazandırılmalıdır.
• Bireysel olarak kazanılan planlama alışkanlığı kurumsal yapılarda geliştirilmelidir.
• Kurumsal organizasyonlarda iyi planlama ve başarılı sonuç için takım çalışmasına önem verilmelidir
• Bireysel veya kurumsal her tür faaliyette planlama kalitesi değerlendirilmelidir.
• Devlet yönetiminde planlama ve strateji geliştirme birimleri etkin şekilde çalıştırılmalıdır.
• Planlama kültürünün düzeyi ölçülerek eksik yönlerin geliştirilmesi sağlanmalıdır
• Sonuçta, atasözünde belirtildiği gibi “İki ölç bir biç” ilkesi ile hareket edilmelidir.
Belirtilen önerilere yenileri eklenebilir. Planlama, toplumsal kültürün parçası haline gelip, otomatik bir faaliyet olarak yapıldığı takdirde olası sorunlar çözülebilecektir. Unutulmaması gereken husus; “Eğer kendi planlamanızı yapmazsanız, başkaları sizi planlar ve yönetir”