Teftiş fırçası

Teftiş fırçası!

Teftiş fırçası; yapıyor gibi görünme, geçiştirme, işleri öyle ya da böyle idare etme anlamlarına gelen bir deyimdir. Aslında teftiş fırçası, mecazi anlamda, denetleyici geldiğinde görevlilerin çalışıyormuş gibi görünmelerinin hayali bir sembolüdür.  

Deyimin hikâyesi de şöyle: Cumhuriyetin ilanından sonra orduya düzen getiriliyor. Bu kapsamda erlerin sırt çantalarına diş macunu ve fırça konuluyor ancak bunların kullanılması yasak. Çünkü macun ve fırça askerin üzerine zimmetli. Sadece teftişlerde sorulduğunda çıkarılıp gösterilecek. Bir gün, alay komutanı bölüğü denetlemeye gelir, bir erin sırt çantasını açtırır ve macun ile fırçayı göstererek “Bunlar ne oğlum?” diye sorar. Mehmetçik “teftiş fırçası ile teftiş macunu komutanım” diye yanıtlar. Çünkü asker, bunların teftişlerde gösterileceğini, teftiş bitince kaldırılacağını biliyor. Ancak macunun fırçaya nasıl sıkılacağı, dişlerin nasıl fırçalanacağı askere gösterilmemiş ve uygulama yaptırılmamış.

Her ne kadar bunları dillendirmek yersiz ve gereksiz gibi görünse de, teftiş fırçası deyimine gülüp geçme yerine bunu ciddiye alarak üzerinde düşünüldüğünde, tanımdan da anlaşıldığı gibi deyimin çok ciddi bir sorunun işaretçisi olduğu görülür.

Günümüzde, yerinde denetleme yerine dijital dünyanın getirdiği kolaylıklardan yararlanarak personelin iş yaparken çekilmiş fotoğraflarını ve bazı bilgileri internet aracılığı ile göndermek gibi bir uygulamanın başladığı ve bu eğilimin yaygınlaşabileceği düşünülmektedir. Bu da, teftiş fırçasının biçim değiştirmiş ve güncelleşmiş bir halidir diye yorumlanabilir.

Yönetim; bilindiği gibi planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme basamaklarından oluşan bir bilim ve sanat dalıdır. Yönetim sürecinin en önemli işlevlerinden biri olan denetim, hizmetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesinde ve ürünlerin kusursuz üretilmesinde vazgeçilmez bir yere sahiptir. Çünkü kurumların amaçlarının gerçekleştirilmesi ve hedeflerine ulaştırılması denetim sayesinde doğrulanır. Denetimle, yönetim basamaklarının işleyişinden beklenen sonuçların alınıp alınmadığı, personel seçiminde isabetli karar verilip verilmediği gibi konular hakkında da bilgi edinilir. Pek dillendirilmese de, denetim aynı zamanda dolaylı olarak yöneticinin nasıl bir yönetici olduğuna ışık tutar.

Denetimin amacının iyi açıklanmadığı durumlarda çalışanlar denetimin kendilerine olan katkısını bilemedikleri için denetimi ciddiye almazlar ve geçiştirmeye çalışırlar. Yöneticinin çalışanlar üzerinde uyandırdığı ürkütücü etkisi ile denetim, çoğu kez korkulan bir etkinlik olarak algılanır. Bu bağlamda, deneticiden ne kadar çok korkulursa onun o kadar iyi bir yönetici olduğuna ve kendisine saygı duyulduğuna inanılır. Oysa bunun saygı ile değil korku ile ilişkisi vardır. Korku ise denetlenen ve denetleyen arasında bilgi alışverişini engellemektedir. Bu nedenlerle de çalışanlar, deneticinin geldiği zaman onun beklentilerine uygun bir biçimde davranış göstermeye çalışmakta ya da deneticiden kaçacak yer aramaktadırlar. Bu durumda, hizmetler alışılagelmiş biçimde eksiği ya da yanlışıyla sürdürülür. Böylece denetimin hizmet, ürün ve çalışanların gelişmesine hiçbir katkısı olmaz. Ayrıca çalışanlar, deneticiye yaklaşma cesaretini gösteremedikleri için kendisine sormak istedikleri soruları soramazlar ve yaptıkları hatalar da onunla paylaşılmaz.

Kuşkusuz sıklıkla rastlanılan bu durumların önemli nedenleri vardır. Bunun en başta gelen nedeni ise yöneticinin, denetlemekle sorumlu olduğu konuyu ve denetimin amaç ve tekniklerini bilmiyor olmasından kaynaklanmaktadır. Böylece yönetici, personeli denetlerken hizmetin, ürünün ve çalışanların iyileştirilmesi ve geliştirilmesine odaklaşacağına hizmetlerle ilişkisi olmayan çevresel faktörlere ve çalışanların kişiliğine veya görünüşüne yönelmekte ya da zamanını çalışanla sohbet ederek geçirmektedir.

Denetim, yönetim sürecinin bir basamağı olmakla birlikte kendi içinde de bir süreçtir. Sürecin iyileştirici ve geliştirici etkisi bu özelliğine dayanır. Bu nedenle, denetim için yola çıkılmadan önce nelerin denetleneceği hakkında plan yapılır. Gözlemlenecek ürün ya da hizmetlere karar verilir. Stok denetimi, kalite kontrolü, demirbaş denetimi anılan hizmetlerden bazılarıdır. İnsan kaynaklarından ise seçme ve yerleştirme, eğitim geliştirme, performans değerlemesi kontrol edilir. Bilgi kaynakları denetiminde satışlar ve pazara ilişkin tahminler, çevre analizleri, halkla ilişkiler ele alınır. Finansal kaynaklarda ise tahsilâtlar, ödemeler; nitel denetimde ise kararların kalitesi denetlenir.

Daha sonra denetlenmesine karar verilen alanlara uygun standartlar saptanır. Uygun ölçütler seçilir, standartlar ışığında yapılan değerlendirme sonucunda ulaşılan bulgular yorumlanır. Düzeltilmesi ve geliştirilmesi gereken hususlara karar verilir. Bu konuda, gerekirse çalışanlara eğitim verilir ya da uygun düzeltici yaptırımlar uygulanır. Denetim sonucunda toplanan verilere göre devreye giren uygulamaların beklenilen düzelmeleri sağlayıp sağlamadığına bakılır.

İnsanın değişmeye karşı direnci nedeniyle bazen düzeltilmesi gereken hususların çalışanlara bir kez söylenmesi yeterli olmayabilir. Yeni yöntemin çalışana zor gelmesi, bu konudaki eğitiminin yeterli olmaması, değişmesi gereken hususların anlaşılmaması gibi nedenler bazen işlerin aynen yapılıyor olması gibi bir sonucu doğurabilir.

Bir kurumda yönetici ya da denetçi tarafından yapılacak denetimin günü ve saati hakkında çalışanlara kasıtlı olarak bilgi verilmeyebilir. Bu durumda, personelin görevine ne kadar sadık olduğu, denetlenmediği zaman, zamanını nasıl geçirdiği ya da sorumlu olduğu görevlerini nasıl yaptığı, kurallara uyup uymadığı gibi konular hakkında bilgi edinilir. Eğer bulgular personelin aleyhine ise, diğer bir deyişle çalışanlar işlerini yapmıyor ya da olması gereken nitelik ve nicelikte yerine getirmiyorsa, işletme yönetmeliğinde belirlenmiş olan yaptırım uygulanır.

Ancak böyle bir durumda yöneticinin de kendisini sorgulaması beklenir. Acaba personel seçiminde bir hata mı yapıldı? Yerleştirildiği iş personel için uygun değil miydi? Personel yaptığı işe iyi hazırlanmamış mıydı? Personele yönetmelikte kendi görev, yetki ve sorumlulukları açıklanmamış ve benimsetilmemiş ve yönetmelikte böyle durumlarda kendisine verilecek ceza hakkında bilgilendirilmemiş miydi?

Bugün, denetimin anılan işlevlerinin çoğu kez göz ardı edildiği ve düzeltme ve iyileştirmeye yönelik yapılan uygulamaların sonucunun takip edilmediği, böylece kurum ve kuruluşlarda verilen hizmetlerde ve ürünlerde bazı eksiklikler ve kusurlar olduğu görülmektedir. Bu olumsuzluklar, tüketiciye aynen yansımakta ve hizmet ya da ürün kendilerine olması gereken nitelik ve nicelikte ulaştırılamamaktadır.

Şimdiye kadar söylenilenlerden de anlaşılacağı gibi denetim bir süreçtir; geliştirme ve iyileştirme işlevlerinin yanı sıra tanılama işlevine de sahiptir. Denetimin başarısı ise yöneticinin denetlediği ürün ya da hizmeti çok iyi bilmesini gerektirir. Bununla birlikte, yöneticinin denetim sürecini ve tekniklerini de iyi bilmesi zorunludur. En önemlisi de yönetici, denetimin, ürün ya da hizmet odaklı bir ekip çalışması olduğunu unutmamalı ve başarı ve başarısızlıkları ekiple paylaşmalıdır. Yönetici, denetlemekle sorumlu olduğu konuyu ve denetimin amaç ve tekniklerini bilmiyorsa, hizmetin ya da ürünün iyileştirilmesi ve geliştirilmesine yoğunlaşamamaktadır. Oysa, bir ekip etkinliği olan denetimde denetici ve denetlenenin odak noktası aynıdır. Çünkü her ikisinin de amacı hizmet ya da ürününe kalite kazandırmaktır. Bu hususun, çalışanlara da aynen benimsetilmesi gerekir.

Denetim sürecinin amacına ulaşmasında en önemli basamaklardan biri de, tüm yapılanlardan sonra amaçlanan düzeltme ve iyileştirmenin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolüdür. Bugün, denetimin bu işlevinin çoğu kez göz ardı edildiği, düzeltme ve iyileştirmeye yönelik yapılan uygulamaların sonucunun takip edilmediği, bunun için kurum ve kuruluşlarda verilen hizmetlerde ve ürünlerde bazı eksiklikler ve kusurlar olduğu görülmektedir.

Tüm anılanlardan da anlaşılacağına göre, denetimden beklenilen verimin sağlanabilmesi için yöneticinin / denetim işlevini yerine getirecek olanın yönetim konusunu iyi bilmesi zorunludur. Çünkü her türlü hizmetin başarısında iyi yönetilmiş olmasının payı büyüktür. Yönetim artık gelişigüzel yöntemlerle sürdürülebilecek bir uğraş olmaktan çıkmıştır. Kuramsal bu iş yönetim eğitimi almadan, sadece deneyimle başarılabilecek bir iş değil, bir bilim dalıdır. Yöneticinin mesleği ve çalıştığı kurum ne olursa olsun, yönetici konumuna getirilmiş ve bu sorumluluğu üstlenmiş bir kişinin yönetimi iyi bilmesi işgal ettiği yönetici koltuğunun gereğidir. Aksi halde yönetimin her basamağında yapılacak yanlışlıklar kurumun başarısızlığı ve hizmetin ve ürünün kalitesizliği ile sonuçlanır ve bu da tüketici memnuniyetsizliğini beraberinde getirecektir.