Yönetim sürecinin en önemli işlevlerinden biri olan denetim, hizmetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesinde ve ürünlerin kusursuz üretilmesinde vazgeçilmez bir yere sahiptir. Çünkü kurumların amaçlarının gerçekleştirilmesi ve hedeflerine ulaştırılması denetim sayesinde sağlanır.
Ancak denetimden beklenilen yararın sağlanabilmesi bazı koşullara bağlıdır. Bu koşulların yerine getirilmediği durumlarda ürün ya da hizmetlerin kalitesinden söz etmek olası değildir. Ayrıca koşullara uyulmaması halinde, insanlar üzerinde uyandırdığı ürkütücü etkisi ile denetim çoğu kez korku ile özdeşleştirilmektedir. Bu bağlamda deneticiden ne kadar çok korkulursa, onun o kadar iyi olduğuna ve kendisine saygı duyulduğuna inanılır. Oysa bunun saygı ile değil, korku ile ilgisi vardır. Korku ise denetlenen ve denetleyen arasında oluşturduğu blok etkisiyle, bilgi alışverişini engellemektedir. Bu nedenlerle de çalışanlar, deneticinin geldiği zaman onun beklentilerine uygun bir biçimde davranış göstermeye çalışmakta ya da deneticiden kaçacak yer aramaktadırlar. Bu durumda hizmetler alışılagelmiş biçimde, bazen de eksiği ya da yanlışıyla sürdürülür. Ayrıca yapılan hatalar denetici ile paylaşılmaz.
Kuşkusuz sıklıkla rastlanılan bu durumların önemli nedenleri vardır. Bunun en başta gelen nedeni ise yöneticilerin denetlemekle sorumlu olduğu konuyu ve denetimin amaç ve tekniklerini bilmiyor olmalarından kaynaklanmaktadır.
Böylece yönetici, hizmetin ya da ürünün iyileştirilmesi ve geliştirilmesine yoğunlaşacağına, hizmetlerle ilişkisi olmayan çevresel faktörlere ve çalışanların kişiliğine ya da görünüşüne yönelmektedir. Oysa bir ekip etkinliği olan denetimde denetici ve denetlenenin odak noktası aynıdır. Çünkü her ikisinin de amacı hizmet ya da ürününe kalite kazandırmaktır.
Denetim, yönetim sürecinin bir basamağı olmakla birlikte, kendi içinde planlı ve sürekli bir süreçtir. Sürecin iyileştirici ve geliştirici etkisi bu iki hususa dayanır.
Bu nedenle de denetim için yola çıkılmadan önce, gözlemlenecek ürün ya da hizmetlere karar verilir; göz önünde bulundurulacak standartlar saptanır; uygun ölçütler seçilir; standartlar ışığında yapılan değerlendirme sonucunda ulaşılan bulgular yorumlanır, düzeltilmesi ve geliştirilmesi gereken hususlara karar verilir; bu konuda çalışanlar bilgilendirilir; gerekirse uygun yaptırımlar uygulanır ve eğitim verilir.
Denetim sürecinin amacına ulaşmasında en önemli basamaklardan biri de, tüm yapılanlardan sonra amaçlanan düzeltme ve iyileştirmenin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolüdür. Bugün denetimin bu işlevinin çoğu kez göz ardı edildiği ve düzeltme ve iyileştirmeye yönelik yapılan uygulamaların sonucunun takip edilmediği, bunun için kurum ve kuruluşlarda verilen hizmetlerde ve ürünlerde bazı eksiklikler ve kusurlar olduğu görülmektedir. Bazı hallerde düzeltilmesi gereken hususların çalışanlara bir kez söylenmesi yeterli olmayabilir. İnsanın değişmeye karşı direnci, işin yeni yapılma yönteminin çalışana zor gelmesi, bu konudaki eğitiminin yeterli olmaması, değişmesi gereken hususların anlaşılmaması gibi nedenler bazen işlerin aynen yapılıyor olması gibi bir durumu yaratabilir. Bu nedenle de ulaşılan sonucun gözden geçirilmesi büyük önem taşır.
Söylenilenlerden de anlaşılacağı gibi denetim bir süreçtir ve geliştirme ve iyileştirme işlevlerinin yanı sıra tanılama işlevine de sahiptir. Denetimin başarısı ise yöneticinin denetlediği ürün ya da hizmeti çok iyi bilmesini gerektirir.
Bununla birlikte denetim sürecine ve tekniklerine da vakıf olması beklenir. En önemlisi de yönetici, denetimin ürün ya da hizmet odaklı bir ekip çalışması olduğunu unutmamalıdır.