Zaman Yönetimi

Yönetimin temel kaynaklarından biri olan "zaman", doğada en adil bir biçimde dağıtılmıştır. Zaman algısı, bireyden bireye ya da durumdan duruma farklılık göstermekle birlikte, herkesin günlük 24 saati vardır.
Zamanı diğer kaynaklardan farklı kılan bazı özellikleri vardır. Harcanan zaman, asla geriye getirilemez, istenildiğinde durdurulamaz, satın alınamaz, kiralanamaz, daha sonra kullanılmak üzere saklanamaz, biriktirilerek depolanamaz, çoğaltılamaz ve uzatılamaz. Değeri bilindiğinde ve iyi kullanıldığında, özel ve iş yaşamında başarıyı beraberinde getirir. Bazen, bir salise farkla dahi kaçırılan ya da elde edilen fırsatların insan yaşamını nasıl değiştirdiği düşünülürse, zamanın ne denli değerli olduğu daha iyi anlaşılır. Bu yüzden, boşa harcama yerine, zamanı yönetmek gerekir. Bu da bir bakıma, insanın kendisini yönetmesi anlamına gelir.
Zamanı yönetimi kavramının özünde, zamanın değerini bilme ve zamanı iyi kullanma kavramları yatmaktadır. Bu kavramların, çocuğa küçük yaşlardan itibaren kazandırılması, çocuğu başarılı bir yaşama hazırlar.
ugün, hizmet talebi ile gidilen kurum ve kuruluşlarda, iş yaşamı ile hiç bağdaşmayan bazı davranışlarla karşılaşılmaktadır. Görevliler arası özel sohbetler, özel ve uzun telefon görüşmeleri, lafın uzatılması ve benzeri davranışlar bunlardan sadece bazılarıdır. Zamanın, bilinçsizce harcandığı gerçeğinin en açık işareti olan bu görüntülerin en düşündürücü yönü ise, çalışanların, bundan hiç bir rahatsızlık duymuyor olmaları ve yöneticilerin ise, bu davranışları engelleyici girişimlerde bulunmamalarıdır. Bunlar, ast ya da üst olsun, görevlilerin, zamanın değeri ve zaman yönetimi gibi kavramlarla hiç tanışmamış olduklarını göstermektedir.
Zaman yönetimi başta yöneticiler olmak üzere tüm personel tarafından dikkate alınmalı ve zaman kaybına neden olabilecek davranışlar saptanmalı, sonlandırılmalı ve zamanı daha iyi değerlendirebilecek alışkanlıklar edinilmelidir.
Söylenilenlerin gerçekleştirilebilmesi için öncelikle, kurum amaçlarının, hedeflerinin ve bunların gerçekleştirilmesi yol ve yöntemlerinin belirlenmesi ve çalışanlara açıklanması ve benimsetilmesi ile işe başlanır. Çünkü, neyin; neden, nasıl, hangi koşullarda, hangi nicelik, nitelik ve sürede yapılacağını bilmeyen elemandan zamanı iyi kullanılması beklenemez.
Plansızlık, kayba neden olan etkenlerin başında yer alır. Plan yapılmadan yola çıkıldığında, yöneticinin ve çalışanların zamanı yönetme yerine, taleplere, süzgeçten geçirmeden cevap verdiği görülür. Amaç ve hedeflerin iyi saptanmamış olması, belirsizliği ya da çalışanlara benimsetilmemiş olması da zaman kayıplarına neden olmaktadır. Örgüt şemasının olmayışı, buna bağlı olarak, görev, yetki ve sorumluluklarda belirsizlikler, astların, birden fazla üstten emir alıyor ve onlara hesap veriyor olmaları, yetki devri yapılmaması ya da yetersiz ve yetkisiz kişilere yetki devredilmesi, emirlerin net olmaması, kararların bilimsel sorun çözme yöntemi ile değil de, rastgele alınması, işlerin prosedür çerçevesinde yapılmaması, performans standartları kavramının yerleşmemiş olması, etkili iletişim tekniklerinin kullanılmaması ve eğitim destekli denetimin eksikliği gibi nedenler de bunlara eklenebilir. Ayrıca, amacı önceden belirlenmemiş toplantılar, bunların zamanında başlatılmaması ve bitirilmemesi, işle ilgili olsun ya da olmasın, uzun telefon konuşmalarına, özel ziyaret ve sohbetlere zaman ayırma, bir konuyu konuşurken, onunla ilgisiz diğer bir konuya atlama, astlar tarafından kolayca çözülebilecek sorunların, emir komuta zincirini de izlemeden, yöneticilere taşınması gibi durumlar da kayba neden olmaktadırlar.
Anılan bu olumsuz davranışlardan bir kısmının, kurumlara hizmet talebi ile gelenlerin önünde cereyan ediyor olması, kuruma ve çalışanlara karşı güveni tehlikeye atmakta ve kurumun saygınlık ve prestijini sarsmaktadır. Görüldüğü gibi zaman yönetimi; kaliteli hizmetin ve bilimsel yönetimin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu yüzden yukarıda anılan olumsuzluklara yer vermemek için, yönetim süreci basamaklarının gerektirdiği etkinlikler, eksiksiz kusursuz bir biçimde ele alınmalı ve daima zaman yönetimi bilinci ile hareket edilmelidir. Ayrıca göreve; bedenen ve zihnen sağlıklı, tok gelmek, gürültü ve fena kokulardan arındırılmış ve diğer hijyenik koşullara sahip çevrede çalışmak, sırasında "hayır" diyebilmek de bu konuda üzerinde durulacak noktalardandır.